Wat begon als een vervanging tijdens zwangerschapsverlof, eindigde in structurele ondersteuning door twee Get the Cake collega’s. Samen met Debbie Berendsen – Bujak (teamleider marketing & communicatie bij EPLAN) blikken we terug op de afgelopen anderhalf jaar, waarin we met Get the Cake, EPLAN ondersteunde op het gebied van marketing en communicatie.
EPLAN: een strategische partner
EPLAN ontwikkelt en levert engineeringssoftware en serviceoplossingen op het gebied van elektrotechniek, automatisering en mechatronica waarbij de klant centraal staat. Het hoofdkantoor van EPLAN is gevestigd in Monheim, Duitsland, maar het bedrijf is actief in vijftig landen met ieder hun eigen lokale marketing.
Debbie zelf werkt sinds 2016 bij EPLAN. Eerst als marketingcommunicatiespecialist, inmiddels als teamleider. Samen met haar team mag ze invulling geven aan de marketing en communicatie van de Nederlandse vestiging. “Elk land heeft een eigen marketingteam dat anders werkt. Elke markt is namelijk weer anders. In Nederland zijn we heel erg digital minded, maar in andere landen werken seminars nog heel erg goed. Zo heeft ieder land zijn eigen focus en specialismen. Het is leuk om met collega’s te werken over de hele wereld, die dingen net weer anders doen, waardoor je elkaar kunt inspireren.”
Zwangerschapsverlof
Zo’n anderhalf jaar geleden ging Debbie met zwangerschapsverlof. Haar vervanging was al snel gevonden, maar niet voor het volledige aantal uren. Met de vraag voor tijdelijke ondersteuning voor de overige uren kwam ze bij Get the Cake terecht.
Debbie vertelt: “Ik had al eens van Get the Cake (voorheen Internetvisie) gehoord via ons zusterbedrijf Rittal. Dat heb ik eigenlijk altijd in mijn achterhoofd gehouden. En ik wilde graag samenwerken met een bureau uit de buurt.” Niet veel later vond het kennismakingsgesprek tussen Debbie, Gerard en Eva plaats. Met Eva – die EPLAN zou gaan ondersteunen – was er meteen de klik. Debbie vervolgt: “Als er een vacature open zou staan en Eva zou reageren dan denk ik dat ze het geworden was.”
“Ik dacht toen: als er een vacature open zou staan en Eva zou reageren dan denk ik dat ze het geworden was.”
Debbie Berendsen – Bujak
Waar dat gevoel vandaan kwam? “Gewoon door haar persoonlijkheid, die leek gewoon goed in ons team te passen. En dat is ook gebleken; want anderhalf jaar later zat ze er nog.”
Waar Debbie dacht zorgeloos naar haar verlof toe te werken, blijkt niet veel later haar directe collega te vertrekken. De gevraagde twee dagen ondersteuning werden vier dagen en Eva startte eerder dan gepland. Hierdoor kregen Debbie en haar collega ruimte voor een overdracht en konden zij Eva goed inwerken. “Onze HubSpot inrichting bijvoorbeeld, daar zitten nog wel wat richtlijnen aan vast. Dat komt omdat we met meerdere landen in één Hubspot omgeving zitten. Dus het was fijn om Eva nog in te kunnen werken, voordat ik met verlof ging.” Debbie vervolgt: “Dankzij de flexibiliteit van Get the Cake ging ik alsnog met een gerust hart mijn zwangerschapsverlof in.”
Een duurzame samenwerking
De werkzaamheden vonden de eerste tijd plaats bij EPLAN in Zevenaar. “Dat had ook onze voorkeur”, vertelt Debbie. “Zodat als collega’s buiten de marketingafdeling vragen hebben of als er iets speelt, ze dan in ieder geval bij iemand terecht kunnen.”
Wat Eva allemaal gedaan heeft? “Eigenlijk alles wat je bij marketing en communicatie kunt bedenken. Heel divers dus! Onder andere het beheer van HubSpot, het verder ontwikkelen van onze campagnes en onze SEO en SEA in samenwerking met een extern bureau.”
Toen Debbie terugkwam van haar verlof eindigde de samenwerking niet. Debbie vertelt: “Ik ging natuurlijk terug in uren: van vijf naar drie dagen, dus dan kom je twee dagen tekort. Er lag ook gewoon nog heel veel werk dat opgepakt kon worden. Dat de samenwerking niet zou stoppen was eigenlijk vanzelfsprekend.”
Versterking
“Vanwege een nieuwe opdracht ging Eva terug in uren. Maar qua capaciteit hadden we juist meer nodig”, vertelt Debbie. “Zeker omdat ook het Let’s EPLAN event er nog aan kwam. Een gebruikers event voor ruim vierhonderd engineers. Er moest daarvoor nog veel vormgegeven worden. Maar ook giveaways besteld worden, kleding laten bedrukken en het verzorgen van banners, posters en flyers.” Get the Cake collega Esmee kwam daarom het team versterken. Debbie vertelt: “Tijdens de kennismaking met Esmee had ik hetzelfde gevoel als bij Eva; ze zou prima een collega van ons kunnen zijn.” En zo geschiedde.
“Door de komst van Esmee hadden we ook de ruimte om een grote klantcase uit te werken. We doen er daar niet veel van in een jaar, want we willen het goed aanpakken. Met een video, foto’s en een blogartikel. Best wel een groot geheel. Maar als we samen met de klant iets moois hebben ontwikkeld, dan willen we dat ook graag delen.”
“Ik hoefde eigenlijk alleen maar te zeggen: dit heb ik nodig en zo doen wij dat normaal en Esmee regelde het.”
Debbie Berendsen – Bujak
“Esmee heeft de gehele klantcase geregeld. Ik hoefde alles alleen maar door te lezen en wat tips en advies geven. Voor de rest heeft zij het volledig opgepakt, samen met onze accountmanager en beide klanten. Dat waren er in dit geval twee, waardoor ook de planning een uitdaging was. Vind maar eens een moment dat iedereen kan. Maar dat heeft ze allemaal geregeld. Ik hoefde eigenlijk alleen maar te zeggen: dit heb ik nodig en zo doen wij dat normaal en Esmee regelde het.”
Iedereen bij Get the Cake heeft zo zijn/haar eigen expertise. Op de vraag wat Esmee meebracht antwoordt Debbie: “Het creatieve! Maar ook zeker haar vrolijkheid. Ik vind het fijn dat mensen enthousiast zijn en niet meteen beren op de weg zien. Ze stelt goede vragen en gaat lekker aan de slag. Dat is echt de kracht van Esmee!”
Let’s EPLAN
Een project dat in de samenwerking speciale aandacht verdient is ‘Let’s EPLAN’. Een jaarlijks terugkerend, exclusief evenement voor engineers, waarbij diverse (inter)nationale sprekers engineers in break-out sessies meenemen in alle ontwikkelingen binnen EPLAN.
Eva heeft in haar tijd bij EPLAN twee keer aan dit event mogen werken. De eerste keer in een uitvoerende rol, de tweede keer coördinerend. Debbie vertelt: “Ze heeft ervoor gezorgd dat alles daadwerkelijk gedaan werd. Voor mij is Let’s EPLAN namelijk niet het enige project. Het is fijn dat één iemand, zoals Eva, ziet wat er nog moet gebeuren. En dat zij echt het overzicht houdt. Maar ook de afstemming met externe partijen zoals de locatie, de techniek etc. doet. Eva dacht aan de kleinste details. Dat vond ik erg fijn!”
Op de vraag of ze het gevoel had dat alles doorging in haar afwezigheid antwoordt Debbie: “Én dat het goedkomt! Dat vind ik heel mooi aan Eva. Ze ziet EPLAN als het bedrijf waar ze zelf werkt. En zo voelt het voor mij ook. Dat we een team zijn! Je hebt soms helemaal niet in de gaten dat ze eigenlijk bij Get the Cake werkt, maar dat ze onderdeel vormt van ons team. Ik denk dat collega’s dat ook zo ervaren.”
“Ze ziet EPLAN als het bedrijf waar ze zelf werkt. En zo voelt het voor mij ook. Dat we een team zijn!”
Debbie Berendsen – Bujak
“Ze wist ook snel haar weg intern te vinden, dat was voor mij ook erg prettig. Dat ik niet elke keer hoef te zeggen: dan moet je bij die of die zijn. Dat wist zij al doordat ze fysiek bij ons op kantoor werk te en daardoor onderdeel van het team was”, aldus Debbie.
Marketing Automation
Naast Let’s EPLAN maakte marketing automation een groot deel uit van Eva’s werkzaamheden. EPLAN werkt hiervoor samen met een extern bureau, waarmee wekelijks wordt overlegd. Naast meetings waarin wordt gekeken naar hoe de campagnes draaien en wat ze kunnen optimaliseren, zijn er meetings over de uitvoerende activiteiten. “Daarin is Eva de contactpersoon vanuit EPLAN voor het bureau. Ik ben meer voor het overkoepelende gedeelte, maar de gehele implementatie ligt bij Eva en het bureau. Ze doet heel veel zelf en als het te specialistisch is dan neemt ze zelf contact op met het bureau. Dat is hartstikke fijn!” vertelt Debbie.
Terugblik
Als we Debbie vragen hoe ze terugkijkt op onze samenwerking, vertelt ze: “Hartstikke goed! Het is heel fijn om zo dichtbij een team te hebben waar je op terug kunt vallen. Een team dat alle expertise in huis heeft, meedenkend en betrokken is. Dat vind ik heel erg fijn.” Op de vraag wat Debbie gaat missen aan Eva en Esmee antwoordt ze: “Toch ook wel de gezelligheid! Er ontbreekt toch een stukje van ons team.”
