Een collega die tijdelijk een stap terug doet. In een communicatieteam van vier personen voel je dat meteen. Zeker als er tegelijkertijd een ingrijpende reorganisatie op de planning staat die helder gecommuniceerd moet worden met alle medewerkers. Bij zorgorganisatie Elver was de nood hoog en versterking direct gewenst. Via een vriendin – tevens marketingmanager bij een bedrijf in de regio dat al jaren met Get the Cake samenwerkt – kwamen communicatieadviseur Ellen en communicatiemedewerker Aniek bij ons terecht. Onze collega Esmee stapte in.
Elver in het kort
Elver is een gehandicaptenzorgorganisatie in het Oosten van Gelderland, met de hoofdlocatie in Nieuw-Wehl. Ze bieden alles onder één dak: van een woonomgeving en dagbesteding tot een eigen behandelcentrum.
De uitdaging: capaciteitstekort en een grote interne verandering
Er speelden twee dingen tegelijk op de communicatieafdeling van Elver. Enerzijds was er de uitval van een collega. Anderzijds stond er een grote organisatieverandering voor de deur: Elver ging over van een regiogerichte naar een clustergerichte werkwijze. Dit had impact op alle medewerkers en vereiste strakke interne communicatie. Een taak die past in het straatje van Esmee, die voor een periode van een half jaar aansloot bij het team.
Geen inwerktijd nodig: direct onderdeel van het team
Wat Aniek en Ellen meteen opviel, was dat Esmee snel up and running was. Aniek: “Soms heeft iemand even de tijd nodig om zijn weg te vinden. Bij Esmee was dat niet het geval. Het was meteen: oké, wat gaan we doen? Dan ga ik dat oppakken”.
“Soms heeft iemand even de tijd nodig om zijn weg te vinden. Bij Esmee was dat niet het geval. Het was meteen: oké, wat gaan we doen? Dan ga ik dat oppakken.”
Aniek
Esmee werkte in deze periode twee van de drie dagen op locatie in Nieuw-Wehl. Dat hielp enorm om de organisatie snel te leren kennen. Ze sloot aan bij overleggen, maar durfde ook zelfstandig beslissingen te nemen en meters te maken. Op papier was ze een externe kracht, maar in de praktijk voelde ze vanaf dag één als een vaste collega.
Actief de regie pakken in het project
Het communicatieplan voor de reorganisatie lag deels klaar. Esmee zette het actief om in de praktijk. Waar de interne communicatie bij Elver vaak tekstueel was via het intranet, wist Esmee dat deze doelgroep (zorgmedewerkers) niet altijd tijd of zin heeft om lange lappen tekst te lezen. Ze nam direct de leiding: ze pakte de telefoon, belde bestuurder Saskia en overtuigde haar om de boodschap via een video over te brengen.
Dat sloeg enorm goed aan. Ellen: “Esmee heeft eigenlijk het hele project gedraaid. Ze beheerde het intranet, zorgde voor de video’s, maakte overzichten voor de managers en bundelde alle vragen uit de organisatie. Dat het zo mooi en duidelijk werd verpakt, zorgde ervoor dat de boodschap intern heel goed werd ontvangen.”
“Esmee heeft eigenlijk het hele project gedraaid. Ze beheerde het intranet, zorgde voor de video’s, maakte overzichten voor de managers en bundelde alle vragen uit de organisatie. Dat het zo mooi en duidelijk werd verpakt, zorgde ervoor dat de boodschap intern heel goed werd ontvangen.”
Ellen
Flexibel meebewegen met de capaciteitsbehoefte
De directe aanleiding voor de versterking was een collega die tijdelijk een stap terug moest doen. Voor Get the Cake was het op dat moment niet alleen de taak om werk uit handen te nemen, maar vooral ook om flexibel mee te bewegen met wat Elver nodig had.
Doordat Esmee direct in kon springen, schoot de werkdruk voor het overgebleven team niet onnodig omhoog. Minstens zo belangrijk: het gaf de afwezige collega de ruimte om even echt de tijd voor zichzelf te nemen. Esmee startte in de eerste periode voor drie dagen in de week. Toen de collega na verloop van tijd weer begon met re-integreren, bouwde Esmee haar uren soepel en in hetzelfde tempo af.
Een blijvende frisse wind (ook na vertrek)
Een groot voordeel van een externe kracht is de kennis die ze meebrengen. Omdat Esmee in veel keukens kijkt, deelde ze waardevolle tips om efficiënter te werken. Door haar fysieke aanwezigheid op kantoor zag ze snel waar processen strakker konden. Zo bracht ze de lopende werkzaamheden beter in kaart en hielp ze het team om de weekoverleggen effectiever in te richten.
Daarnaast liet ze het team achter met slimme snufjes in Canva en een strakke, werkbare contentplanning. Aniek: “Die planning stond voorheen niet zo strak. Nu hou ik het iedere maand aan. Dat is echt een blijvende verbetering.”
Heeft jouw communicatieteam ook tijdelijk extra kracht nodig?
Valt er een collega uit, staat er een zwangerschapsverlof voor de deur of is er een groot project waar jullie intern de uren niet voor hebben? Wij leveren externe krachten die niet hoeven te worden vastgehouden, maar direct meedraaien en resultaat boeken.
Neem contact op met ons op om te bespreken hoe we jullie team uit de brand kunnen helpen!
