Hoe Eva het Marketing & Communicatie-team van het Graafschap College versterkte tijdens zwangerschapsverlof en meer achterliet dan continuïteit alleen.
Het Graafschap College in het kort
Het Graafschap College is een mbo-instelling in Doetinchem met een Marketing & Communicatie-team van vijftien mensen. De afdeling werkt aan communicatie- en marketingvraagstukken die breed uiteenlopen: van employer branding en betaalde campagnes tot social media en websitebeheer, voor (potentiële) studenten, medewerkers en regionale partners.
De uitdaging: een fulltime collega vervangen in minder uren
Babs, online adviseur binnen het Marketing & Communicatie-team, ging in oktober 2025 met zwangerschapsverlof. Haar taken moesten worden overgenomen, maar niet één op één. Babs werkt fulltime. De vervanging was beschikbaar voor twee tot tweeënhalve dag per week.
Dat vroeg om scherpte aan de voorkant. Babs maakte zelf de eerste afweging: welke werkzaamheden moesten doorlopen en welke konden wachten.
Twee zaken hadden prioriteit. De online campagnes moesten worden gecontinueerd, de lopende zaken rondom de websites moesten worden opgepakt en er moest een employer brand video worden opgenomen. De doorontwikkeling van de website, een project waar Babs al aan begonnen was, werd bewust gepauzeerd. Dat project pakt Babs nu, na haar terugkeer, zelf weer op.
Hoe het balletje rolde: twee lijnen die elkaar versterkten
De samenwerking met Get the Cake ontstond langs twee lijnen tegelijk.
Anneke, manager van de Marketing & Communicatie-afdeling, kende Gerard Russchen, mede-eigenaar van Get the Cake, al. Positieve ervaringen uit het verleden hadden een vertrouwensband opgebouwd. Toen het zwangerschapsverlof van Babs naderde, wist Anneke al welke richting ze op wilde.
Maar er was nog iets. Babs en Eva kennen elkaar ook persoonlijk, al voordat de opdracht ter sprake kwam. En het was Eva zelf die het idee opperde: “Kan ik jouw werkzaamheden niet overnemen tijdens jouw verlof?” Toen Babs dit bij Anneke neerlegde, was dat voor haar een bevestiging van wat ze zelf al dacht. Twee lijnen die elkaar versterkten.
Er werden ook andere opties bekeken. Maar de positieve ervaringen uit het verleden, de persoonlijke klik tussen Babs en Eva en de snelle beschikbaarheid zorgden ervoor dat de keuze met veel vertrouwen werd gemaakt.
“Het voelt niet als het aannemen van een opdrachtnemer voor een uurtarief. Er wordt gewoon een collega geleverd die het beste past in het team en op de opdracht.”
Anneke
Een belangrijk onderdeel van dat vertrouwen zit in hoe Anneke de vraag aan de voorkant in beeld brengt. Niet alleen de taken die iemand moet uitvoeren, maar ook het concrete vraagstuk, de dagelijkse werkzaamheden én de dynamieken in het team waar iemand tijdelijk in terechtkomt. Die scherpte stelt Get the Cake in staat om de juiste persoon naar voren te schuiven. Niet per se dezelfde persoon elke keer, want ook de vraagstukken zijn uiteenlopend.
Drie dagen overlap en toch een vliegende start
De overdracht was, op papier, krap. Eva kwam net terug van haar eigen zwangerschapsverlof. Dit was haar eerste opdracht daarna. Ze hadden maar drie dagen overlap met Babs.
En toch verliep de start soepel. Babs had een helder overdrachtsdocument opgesteld waar Eva altijd op terug kon vallen. Maar het was ook Eva’s eigen houding en ervaring die het verschil maakten. Ze herkende patronen vanuit eerdere opdrachten en wist daardoor precies waar ze moest beginnen. Door vanuit oprechte verwondering de juiste vragen te stellen, vond ze snel haar weg, zonder uitgebreide begeleiding.
Eva werd lid van de groepsapp van het team. Ze werd uitgenodigd bij verjaardagen en andere teammomentjes. Ze was de zestiende collega, geen externe kracht op uurtarief. Dat voelde voor iedereen zo — en dat was niet gepland. Dat groeide gewoon.
Projectmanager van de employer branding-film
Een van de eerste concrete prioriteiten was de employer branding-film die voor de zomer af moest. Eva pakte de projectmanagersrol. Ze werkte mee aan de scripts, haakte de acteurs aan (in dit geval collega’s van het Graafschap College zelf) en stuurde de uitvoerende partner aan.
Een externe blik die de ogen opent
Gaandeweg veranderde de opdracht. Niet omdat er iets misging, maar omdat Eva iets in gang zette wat niemand had verwacht: een andere manier van kijken.
Het Graafschap College was zelf al bezig met AI en automatisering. De wil was er, maar de richting ontbrak nog. Eva stelde de juiste vragen: “Waarom doen jullie dit zo?” Vanuit haar ervaring bij andere opdrachtgevers herkende ze direct welke taken geautomatiseerd konden worden. Ze had die routes al eerder bewandeld.
“Een externe blik opent je ogen. Onbewust doe je veel taken ‘omdat je ze altijd zo doet’, zonder na te denken over het waarom. Eva stelde nooit belerende of oordelende vragen, maar deed dat vanuit verwondering en met veel empathie.”
Anneke
Naast haar communicatie-expertise bracht Eva ook kennis mee vanuit Booosters, de zusterorganisatie van Get the Cake gespecialiseerd in AI en automatisering. Dat was niet vooraf afgesproken. Een prettige verrassing.
Concreet resultaat: Babs maakte voorheen handmatig taken aan in Asana. Eva automatiseerde dit proces volledig. Nu vult Babs de Excel in, en de rest gaat vanzelf. Tijdrovend, repeterend werk dat niemand blij maakt: voorgoed verleden tijd.
Wat Eva in de steigers zette
Niet alles wat Eva in gang heeft gezet, is al afgerond. Zo ligt er een vraagstuk voor Graafschap College On Tour: een evenement waarbij veel verschillende doelgroepen, Van studenten, docenten en decanen van het Graafschap College tot medewerkers van de VO-scholen, praktische informatie ontvangen via mail en WhatsApp. Allemaal handmatig werk dat in theorie te automatiseren valt.
In de praktijk stuitte dit op AVG-wetgeving. Er zijn veel persoonsgegevens in het spel, en dat vraagt om zorgvuldigheid. Het project is nog niet afgerond, maar de manier van denken is blijvend veranderd.
“We bevragen elkaar nu actief op bevindingen en ervaringen met AI. Zo blijven we allemaal scherp. Het staat letterlijk op de agenda.”
Anneke
Een fijne landing voor Babs
Voor Babs persoonlijk was Eva’s inzet het allerbelangrijkste. Zwangerschapsverlof is een intensieve periode, met genoeg veranderingen op privégebied. Terugkomen op een berg achterstallig werk is het laatste wat je dan wilt.
Eva voorkwam die situatie. De taken liepen door, de projecten stonden er. Babs kon rustig landen bij haar terugkeer. De overdracht verloopt met voldoende overlap, zodat alles soepel wordt teruggegeven. En er is ruimte voor de verhalen die erbij horen, want Eva kwam zelf ook net terug van zwangerschapsverlof. Er zijn meer collega’s die recent een kindje hebben gekregen. Eva’s open houding maakte dat dit gewoon onderdeel was van het teamleven.
“De perfecte match, de perfecte kennis, op het perfecte moment.”
Babs
Staat jouw team ook voor een tijdelijke uitdaging?
Zwangerschapsverlof op komst? Een collega die uitvalt? Of een project waar jullie intern de capaciteit niet voor hebben? Get the Cake levert communicatie- en marketingprofessionals die direct meedraaien als volwaardig lid van jouw team.
Neem contact op en ontdek wat we voor jou kunnen betekenen.
