Sta je op het punt om te beginnen aan je eerste marketingjob? Of ben je al een tijdje aan het werk, maar nog op zoek naar manieren om structuur aan te brengen? Van social media tot het organiseren van evenementen, je takenlijst kan behoorlijk overweldigend lijken. Geen zorgen, wij helpen je graag op weg met handige tips en tools om je werk overzichtelijk en efficiënt te houden.

Gebruik projectmanagement tools

Een van de meest effectieve manieren om overzicht te houden in je marketingjob, is door te werken met een projectmanagement tool. Ze komen in alle soorten en maten en zijn specifiek ontworpen om je te helpen het overzicht te bewaren en de voortgang te bewaken.

  • Trello: Eén van mijn favorieten is Trello. Met Trello kun je projecten opsplitsen in taken en deze organiseren op verschillende borden. Elk project of campagne kan worden vertaald naar een Trello-bord, waarin je lijsten kunt maken voor taken zoals ‘te doen’, ‘in uitvoering’ en ‘voltooid’. Zo zie je in één oogopslag de voortgang van je werk en kun je gemakkelijk prioriteiten stellen.
  • Asana: Asana is perfect voor iedereen die van overzicht houdt. Met Asana kun je projecten eenvoudig beheren en taken toewijzen aan teamleden. Wist je dat Asana nu ook een geïntegreerde AI-tool heeft? Dit maakt je werk nog efficiënter door taken te automatiseren en nuttige inzichten te geven.
  • Teamleader: Zoals ze zelf zeggen: ‘van projectplanning tot factuur’. Teamleader gaat verder dan alleen projectmanagement. Deze tool helpt je niet alleen je projecten te organiseren, maar ondersteunt ook CRM, facturatie en time tracking. Een complete oplossing voor al je zakelijke behoeften.

Richt je agenda slim in

In ons vakgebied werken we veel samen en hebben we regelmatig te maken met tijdsdruk. Dat samenwerken doen we niet alleen met collega’s, maar vaak ook met externe partijen. Een goed georganiseerde agenda is daarom cruciaal om je werkzaamheden te beheren en bewaken.

Maar hoe werkt agendabeheer in de praktijk? Het gaat niet alleen om het noteren van afspraken, maar ook om deadlines, herinneringen en pauzes. Gebruik blokken en kleuren voor overzicht: geef elk type project een andere kleur, zodat je in één oogopslag duidelijk hebt hoe je dag eruit ziet. Plan je afspraken niet te dicht op elkaar, zorg voor wat ademruimte of uitloop. Maak elke week een vast moment vrij om je agenda te beheren en werk hem altijd bij aan het einde van je werkdag. Zo houd je grip op je planning en voorkom je verrassingen.

Niet de plek voor je notities

Ken je die situatie waarin taken zich opstapelen en de verzoekjes maar blijven binnenstromen? Het is dan echt tijd om prioriteiten te stellen. Dat is niet altijd even makkelijk, vooral als alles dringend lijkt. Maar je moet ergens beginnen.

Prioriteren kun je leren! Er zijn handige tools om je to-do lijst te beheren. Een van mijn favorieten is OneNote. Met deze tool kun je notities op een flexibele manier maken en organiseren. Of je nu tekst, afbeeldingen, audio-opnamen of zelfs handgeschreven notities wilt vastleggen, OneNote helpt je alles overzichtelijk te houden en je prioriteiten helder te stellen. 

E-mailbeheer

Ken je dat gevoel wanneer je constant wordt afgeleid door e-mailnotificaties? Elke keer als er een nieuwe mail binnenkomt, voel je de drang om meteen te kijken. Dat deed ik ook, maar het hield me steeds weg van mijn echte werk. Kleine verzoekjes leken snel af te handelen, maar ze stapelden zich op en voordat ik het wist, was ik uren verder zonder echt iets belangrijks gedaan te hebben.

E-mailbeheer kan echt een uitdaging zijn met de constante stroom aan berichten. Daarom begon ik met het gebruik van mappen en labels om mijn e-mails te categoriseren op relevantie en prioriteit. Dit gaf me meteen meer overzicht en rust.

Een van de beste ontdekkingen was dat ik e-mails kan snoozen. Stel je voor: je inbox blijft netjes en opgeruimd, en de belangrijke mails verschijnen weer bovenaan precies wanneer jij dat wilt. Ook kun je berichten inplannen. Zo kun je ’s avonds werken zonder dat je ontvangers direct een reactie verwachten. En met vertraagd verzenden krijg je de kans om last-minute typefouten te corrigeren voordat de mail daadwerkelijk de deur uitgaat.

En wist je dat Microsoft Outlook nu ook emoji-reacties heeft? Rechtsboven in je e-mail zie je een emoji-icoontje. Klik erop en je kunt reageren met een duimpje, hartje of lachende gezichtjes. Het is een leuke, snelle manier om even te laten weten dat je een mail hebt gezien. Deze functie werkt alleen tussen Outlook-gebruikers, maar het voegt echt een vleugje plezier toe aan je dagelijkse mailroutine.

Automatiseer routinetaken

Met marketing automation kunnen we veel van onze taken automatiseren, wat een enorme tijdsbesparing oplevert. Stel je voor: social media berichten worden automatisch gepland en e-mails worden op het juiste moment verstuurd, zonder dat je er zelf steeds achteraan hoeft. Tools zoals Buffer voor je sociale media en Mailchimp voor e-mailmarketing zijn hier perfect voor, en het mooiste is dat er ook gratis versies beschikbaar zijn.

Ben je nieuwsgierig naar de mogelijkheden van marketing automation? Mijn collega Eva heeft er een blog over geschreven. Neem zeker een kijkje bij haar blog over ‘marketing automation’ voor meer tips en inzichten.

Werk met een contentkalender

Ben jij degene die verantwoordelijk is voor de content? Dan is een contentplanning echt onmisbaar. Het helpt je om de content die je produceert of deelt, goed te beheren en te organiseren. Of het nu gaat om content voor je website, social media of andere kanalen, een planning biedt structuur en richting in je contentstrategie. 

Een handige contentplanning bevat de volgende onderdelen:

  • Thema’s/rubrieken
  • Onderwerpen
  • Kanaal
  • Type content: foto, video, carrousel, etc.
  • Verantwoordelijkheid
  • Deadline
  • Plaatsingsdatum

Maak het jezelf niet te moeilijk. Zet deze onderdelen in een eenvoudig Excelsheet en je bent ready to go!

Tot slot: houd het simpel

Soms is het nodig om even afstand te nemen en je gedachten te verzetten om weer helder verder te kunnen. Ga een stukje wandelen, of speel – net als ons – een potje tafeltennis om je hoofd leeg te maken.

Onthoud: houd het haalbaar. Het is beter om 5 to-do’s op je lijstje te hebben en een 6e extra te kunnen doen, dan 10 taken waarvan je er maar 9 kunt afstrepen. Dit geeft je een gevoel van voldoening en helpt je om gemotiveerd te blijven.

We hopen dat deze tips je helpen om meer overzicht en rust te creëren in je marketing- en communicatiejob. Heb je nog vragen of wil je meer weten over hoe wij orde houden in de chaos? Neem gerust contact met ons op. Samen zorgen we ervoor dat je altijd het overzicht houdt en je werk met plezier doet!